V času prvega vala epidemije so strokovnjaki iz podjetja Mediade v sodelovanju s partnerji izvedli raziskavo o kakovosti komuniciranja z zaposlenimi med kriznim obdobjem. V raziskavi je sodelovalo več kot 700 zaposlenih. Iz raziskave smo izluščili nasvete, ki vam pridejo prav pri komuniciranju z zaposlenimi v drugem valu epidemije.
Ugotovitve raziskave so pokazale vitalno pomembnost internega komuniciranja v času krize, ki je namenjen predvsem krepitvi kakovosti odnosov med organizacijo in zaposlenimi. Izkušnje prejšnje krize kažejo, do so jo uspešneje in hitreje prebrodile organizacije z visoko kakovostjo odnosov in čvrsto, na zaupanju in spoštovanju zgrajeno organizacijsko kulturo.
»Pri kriznem komuniciranju ne gre le za to, kaj in kako povemo, temveč kdaj. Še bolj kot sicer je pomembno tudi, da prisluhnemo in skušamo razumeti okoliščine ljudi. Zato ni nujno le, da jih obveščamo, temveč da jih vključujemo v iskanje rešitev ali včasih tudi preprosto samo vprašamo: kako si?« posebnostikomuniciranja z zaposlenimi in vodenja v krizi opisuje mag. Edita Krajnović, direktorica podjetja Mediade in vodja delovne skupine za sodobno voditeljstvo pri Združenju Manager.
Drugi val epidemije: kako poskrbeti za ustrezno komunikacijo
1. VKLJUČITE KOMUNIKACIJSKI NAČRT V KRIZNO STRATEGIJO
Naredite krizni komunikacijski načrt, kjer jasno opredelite kdo komunicira, s kom komunicira, kaj komunicira in kolikokrat. V času, ko je kriza se boste na ta način imeli čas ukvarjati z drugimi zadevami, komunikacija z zaposlenimi pa bo potekala nemoteno in sočasno.
2. DOLOČITE KOMUNIKATORJA
Komunikator je lahko direktor, vodja oddelka, vodja kadrovske, nekdo, ki mu zaposleni zaupajo. Hkrati je dobro, da je malce vešč retorike, javnega nastopanja, se odraža z jasnim komuniciranjem, zna ostati miren tudi v stresnih situacijah in je s svojim ravnanjem zgled ostalim.
3. BODITE ZGLED ZAPOSLENIM
Vestno sledite vsem sprejetim ukrepom v organizaciji. Bodite zgled zaposlenim, le tako bodo vaša komunikacija in ukrepi verodostojni. Hkrati pa boste s svojimi zaposlenimi poglobili odnose zaupanja in gradili odpornost.
4. BODITE ZAUPANJA VREDEN VIR INFORMACIJ
Redno komunicirajte novo sprejete ukrepe s svojimi zaposlenimi. Podajte jim podrobnejšo obrazložitev kaj to za njih pomeni. Kaj to pomeni za podjetje, Če česa ne veste, se pozanimajte.
Raziskava je pokazala, da zaposleni v organizacijah, kjer so prejeli informacije o ukrepih v državi in njihovo podrobno obrazložitev, bolj zaupajo svojemu vodstvu kot zanesljivemu viru informacij.
5. VAŠA KOMUNIKACIJA NAJ BO EMPATIČNA IN ISKRENA
Z zaposlenimi komunicirajte korektno, brez oklevanja, brez zamikov. Sporočila podajajte jasno, odločno, če česa ne veste, priznajte. Vsako sporočilo naj bo jasno, enoznačno, da zaposlenih ne boste zavajali in zmedli. Tudi v situacijah, ko ne vemo, kaj pravi odgovor pravzaprav je, odgovorimo, da odgovora še ne poznamo, ga nimamo.
V času kriz in negotovosti so tesnobnost, pomanjkanje energije ter večja potreba po varnosti nekaj normalnega in pričakovanega. Z empatično komunikacijo vodja prepoznava in komunicira posameznikove stiske in s tem že lahko oblikuje osnovno psihološko varnost, ki jo posameznik potrebuje za uspešno opravljanje dela.
6. REDNO OBVEŠČAJTE ZAPOSLENE O SITUACIJI V PODJETJU
Stalno obveščajte svoje zaposlene kako poteka delo v podjetju in zakaj. Podajte jim informacije o finančnem stanju (kolikor je to mogoče širše posredovati), stanju naročil, proizvodnje … S komuniciranjem stanja podjetja razblinjate strahove iz katerih se razvijajo govorice in netočnosti. Bodite realni pri napovedih, vendar jih podajajte mehko, da ne ustvarjate panike.
7. KOMUNICIRAJTE POGOSTO - ENKRAT NA DVA TEDNA NI DOVOLJ
S svojimi zaposlenimi komunicirajte čim bolj pogosto oz. v skladu z naravo dela. Več kot boste komunicirali (relevantne informacije), bolj boste ustvarjali občutek povezanosti, krepili odnose, dvigovali zavzetost. Pomladanska raziskava je pokazala, da je malo manj kot tretjina vodij (30 %) s sodelavci komunicirala enkrat tedensko, dobra petina (21 %) dnevno ali na 2-3 dni (19 %), preostali pa na manj kot dva tedna.
8. KOMUNIKACIJA NAJ NE BO VEZANA SAMO NA SLUŽBO
Komunicirajte s svojimi zaposlenimi tudi o njihovih težavah, organizaciji dela od doma, organizaciji šolanja na daljavo za njihove otroke. Kako se znajdejo, kje so njihove stiske. Ponudite pomoč ali skušajte najti načine kako pomagati zaposlenim, sploh če je teh primerov veliko (pomoč v obliki računalniške opreme za otroke, dodatne inštrukcije pri učni snovi, prerazporeditev sestankov, delovnih obveznosti …).
Sodeč po pomladanski raziskavi so dobro prakso postavila vodstva, ki so že kmalu v začetku krize podala usmeritev, da se je pri organizaciji sestankov treba prilagoditi šolskim obveznostim otrok in posledično vlogi staršev.
9. VKLJUČITE ZAPOSLENE V ODLOČANJE OZ. PUSTITE, DA ZAPOSLENI SPREGOVORIJO
Vključevanje zaposlenih v pogovore, odločanje (kjer je to možno in sprejemljivo) je ključnega pomena za dvig in vzdrževanje zavzetosti. Na ta način zaposleni prispevajo k boljšim razmeram v podjetju, bolj spoštujejo sprejete ukrepe. Hkrati pa so hvaležni, da so slišani, da se ceni njihov trud, zavzetost in ideje za boljši vsakdan sodelavcev in uspeh podjetja.
10. INFORMACIJE OD ZAPOSLENIH PRIDOBITE IZ PRVE ROKE
Za analizo dogajanja in atmosfere v podjetju, ne najemajte tretjih/zunanjih ljudi. Pojdite med zaposlene in iz prve roke pridobite informacije kako se ljudje počutijo, kaj jih bremeni, kakšni so strahovi, predvsem pa kaj potrebujejo, da se delovna zavzetost dvigne.
Več kot tri četrtine zaposlenih pohvalilo komuniciranje
V pomladanski raziskavi je več kot tri četrtine sodelujočih izkazalo, da so zadovoljni s komunikacijo vodstva v krizi. Preko 40 % jih je vodstvu za komunikacijo v krizi podalo odlično oceno, vrsta anketirancev je s pohvalo izpostavila konkretne ljudi ali organizacije. Raziskava je izpostavila visoko odgovornost managementa za komuniciranje: kar 66 % ljudi je med tri najbolj zaupanja vredne vire glede prihodnosti umestilo formalne informacije delodajalca. Zaposleni so po ugotovitvah raziskave hitro dobili vse potrebne informacije od svojega vodje, kot tudi informacije o podjetju.
Najvišjo povprečno oceno (4,0 na lestvici od 1 do 5) so sodelujoči pripisali posluhu vodje (šefa) za osebne okoliščine posameznika. Posebnost obdobja je bila namreč delo na domu, ob hkratnem domačem šolanju otrok, kar je vplivalo na povečan stres ljudi.